¿Creen que su organización está realmente funcionando como un equipo, con todos sus miembros trabajando para conseguir el mismo objetivo?

¿Cada cuánto se reúne el equipo; sus reuniones son realmente efectivas?

En este artículo ejemplifico una problemática que todos los empresarios han vivido más de una vez o que quizás la vivan de manera recurrente, y que todos quisieran resolver.

Hoy se reúne el comité de dirección. El Director General, ha convocado a su equipo de directores. A priori, parecería correcto asumir que en este equipo hay un grupo de directores y un líder que se están reuniendo para sacar el máximo provecho del trabajo en equipo.

Veamos qué es lo que ocurre:

Después de 20 minutos de introducción del DG, es el turno del Director de Marketing de compartir temas relevantes de su área. Él como todos, o quizás mejor que la mayoría (por eso de ser de Marketing y poder disponer de los recursos) ha preparado una bonita presentación dónde dará a conocer y presumir los logros de su departamento. Mientras él habla, el DG escucha, el Director de Finanzas revisa sus números, pues quiere asegurarse que estén bien conciliados, el de RRHH repasa mentalmente su presentación y piensa qué motivos puede usar para explicar por qué todavía no se ha firmado el nuevo contrato con el sindicato; mientras que el de Operaciones, está preocupado por el último mensaje que le acaba de llegar informando que su Gerente de Logística, simplemente no es capaz de controlar el “fill-rate”.

De repente el Director de Finanzas interviene y de manera atenta, le pregunta al Director de Marketing, por qué tienen que seguir pagando la iguala de la agencia de Publicidad, si no ven que los trabajos a los que les compromete el contrato firmado, estén dando frutos, y empieza una pequeña discusión.

Cuando llega el turno del Director de Operaciones, la pregunta del Director General es inmediata… ¿Qué está pasando con el fill-rate? Por supuesto, la mirada del de Operaciones apunta al Director de RRHH pues llevan 3 meses, sin contratar al Gerente de Planta, que se fue por falta de un plan de carrera atractivo.

Después de varias horas de reunión, le toca el turno al área de Finanzas. El DG incide sobre algunos puntos que no son propios de una correcta información financiera. Por si fuera poco, este comité de dirección se post puso 2 días, pues Finanzas no había podido tener a tiempo el cierre del mes pasado. El Director de Finanzas no puede contenerse. Llevan 4 noches terminando de trabajar más allá de las tres de la mañana. Sistemas, como todos llaman a TI (Tecnologías de la Información), no es capaz de dar información confiable, nada cuadra. Seguramente esta conversación ya suena conocida a todos. Sistemas, o mejor dicho TI, vuelve a demostrar que el sistema es correcto, que si le metes basura, devuelve basura.

Ya es tarde, ya han hablado todos los directores, incluyendoel DG. Al final todos entienden que la pasión que han vertido en la reunión, es fruto de su afán por mejorar los resultados de la empresa. El DG alterna su discurso entre la conciliación y la corrección de aquello que no puede volver a suceder. La reunión termina con objetivos más o menos bien definidos, de los cuales se toma nota. La minuta llegará al correo de los directores en un máximo de 2 días.

Los directores salen más o menos satisfechos de la reunión. Defendieron su departamento, su trabajo y el de los suyos. Llegaron a compromisos, e hicieron saber a los demás sus quejas e inquietudes.

¿Es esto trabajo en equipo?…lo dudo. La peor parte, es que el DG también lo duda. Después de asesorarse debidamente, implementa un nuevo sistema que aplicará al comité de dirección en el siguiente mes. Veamos cómo transcurre.

La introducción, tiene lugar también por el DG, pero con un acercamiento distinto. Mientras detalla qué objetivos quiere alcanzar para él y para la empresa, todos escuchan.

Hasta el momento todo va bien, lo interesante comienza cuando se dirige al Director de Marketing, más no para que éste exponga qué es lo que ha hecho en el mes transcurrido. Se acerca y le dice: “Ya has escuchado cuáles son mis objetivos, ahora dime desde tu dirección, ¿Cómo me puedes ayudar a cumplir estos objetivos? El director de Marketing se queda perplejo. No sabe qué responder pues nunca ha hecho el ejercicio de ver cómo sus actividades diarias y sus objetivos, están alineados con los de su jefe.

En el ambiente se puede saber lo que todos piensan: “Vaya, si me hace esa pregunta y no soy capaz de responder, será porque lo que estoy haciendo no ayuda a mi jefe a cumplir sus objetivos” Y si es así, ¿Para qué querría mi jefe esta dirección, o a mí? En ese momento, todos dejan de hacer lo que estaban haciendo y se ponen a pensar. Su faceta más creativa aparece a toda velocidad. Quieren que su jefe vea lo útiles que son para él y para la compañía. Por supuesto, también quieren que sus compañeros vean lo mucho que pueden aportar.

Se crea un círculo virtuoso. Todos son útiles para lograr los objetivos del jefe, ganan prioridad las actividades que están alineadas con los objetivos de él. Ya no se pelean o discuten entre ellos defendiendo sus departamentos. Ahora son creativos y buscan cómo ellos junto con sus compañeros de otras direcciones, pueden colaborar para apoyar al logro de los objetivos de la DG, y por tanto de la empresa. Se comprometen a nuevos objetivos y ahora saben que esos objetivos tienen un sentido y una dirección.

El DG está satisfecho. Su equipo de dirección ha puesto muchas ideas sobre la mesa y ahora sí ve posible lograr los objetivos a los que se comprometió con el Consejo.

Para finalizar, el DG pide a sus directores que apliquen el mismo esquema de reunión con su gente. Así se asegurará de que cada uno de los directores podrá lograr, apoyado por sus equipos, el logro de sus objetivos.

Ahora sí el DG tiene un equipo, trabajando todos por un objetivo común y bien definido. Los suyos.

Esta técnica se denomina “Alineación Total” y ha dado magníficos resultados en muchas empresas.